Gnucash ouvre et enregistre un fichier contenant toutes vos données un peu comme un logiciel de texte comme Microsoft Word ou LibreOffice.
Vous pouvez avoir plusieurs fichiers gnucash totalement indépendants, un pour votre comptabilité personnelle, un pour votre colocataire, un pour votre petite entreprise. Chaque fichier gnucash contient ses propres
comptes,
clients,
factures, etc. Vous avez donc autant la liberté de faire votre comptabilité dans un unique fichier que de créer un fichier par année, par période financière, etc.
Cela vous permet également de sauvegarder toute votre comptabilité en copiant ce fichier sur une clé USB, sur un CD ou sur un autre ordinateur pour des raisons de sécurité.